【管理筆記】淺談專案管理流程
轉載自鼎新學苑報第101期 作者： 林映君
專案管理是將知識、技能、工具及技術應用在專案活動上，以達成專案的需求。專案知識的應用，需要適當流程的有效管理。為其能符合或超越『專案利害關係者』需求與期許；在執行過程中它必須兼顧專案的範疇、時程、成本與品質目標的達成及尋求專案利害關係者間不同的需求與期許和確認的需求與不確認的期許間的均衡。
簡言之，「專案管理」是一既有效率又有效益地將專案成功執行的一種程序與方法；而其所關切的是如何將一項任務能如期、如質及如預算的達成並充分滿足需求目標。
一個流程是執行一系列相互關連的行動與活動，來達成一個預先指定的產品、結果或服務。流程以它的投入、可運用的工具與技術及所得到的產出為特徵。
為了讓專案能夠成功，專案團隊必須選擇達成專案目標所需適當的流程，採用定義明確可滿足需求的方法，依循可符合利害關係者需要與期望的需求及平衡範疇、時間、成本、品質、資源及風險等相互競爭的需求，以產出特定的產品、服務或結果。
專案經理和其團隊應謹慎的說明每一個流程及其所包含的投入與產出。專案管理是力求每個專案與產品的流程，都必須能與其他流程相連結，以助於彼此間協調的一種整合式任務。當一個流程採取行動時，通常會影響此流程及其他相關的流程。例如，一項目時間變更可能會影響溝通計畫或產品品質。成功的專案管理包括主動管理這些互動關係，以滿足顧客及其他利害關係者之需求。
若以標準流程間的整合、其互動關係及所要達成之目的為觀點，來說明專案管理流程的本質，專案管理流程可被區分成下列五個子流程：
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起始流程：取得開始專案或階段的授權，定義出專案的需求，並釐清與描述對此需求的適當回應。
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規劃流程：建立投入專案的範疇、再定義專案目標及界定行動方針，來達成專案承諾要達到的目標所採取行動的流程。
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執行流程：執行完成專案管理計畫書所界定的工作，持續監控進度，同時在 實際狀況與原訂計畫有所出入時，適當地進行調整與記錄以滿足專案的規格所要執行的流程。
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監視與控制流程：追蹤、檢討並調整專案的進度與績效，辨識計畫內需要變更的任何部份，並啟動相對應的變更等流程。
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結束流程：完成所有專案管理流程的活動，驗證該專案是否滿足原本的需求，正式結束專案或階段所需執行的流程。
專案管理流程由其所產生的結果相互連結。一個流程的產出，往往成為另一個流程的投入或成為專案的一個交付標的。專案管理整合性的本質，需要監視與控制流程與其他流程間的互動。專案從起始流程開始一直到結束流程而結束。
