課程簡介:
Intel創辦人Andy Grove:「你無法避免開會,但你可以讓會議更有效率」
要成為一家成功企業,你不能不學會如何開會!
開會!開會!開會!是我們在工作中最為困難且成本較高的管理項目之ㄧ。你是否仔細算過一週內總共開了幾個會?為了會議花掉多少時間?因為開會達成幾項共識?因為開會完成幾個結論?因為開會加了多久的班?因為開會失去多少關鍵時刻?因為開會Delay多少工作?你是否也因為要開會而造成,工作時間被分割、人多口雜的耗時耗力、沒有產能浪費時間、拖延重要工作或客戶等。但因為我們需要推銷政策或概念、小組面對面溝通、眾多訊息蒐集與交流、融合意見解決問題、凝聚共識做成決議以及公平合理地分派工作等,使得我們不得不開會。
會議最常遇到的通病:
病徵1:沒人把開會當一回事,遲到、早退、常在文件上塗鴉
病徵2:開會開到天荒地老,實際開會時間總比預定的多兩倍
病徵3:討論的議題離題時,就像潑出去的水,再也沒回來過
病徵4:開會後猶如船過水無痕,像沒開過會一樣
病徵5:會議中,大家都說很多話,但都不是真話
病徵6:會議無聊程度始終如一,大家都一再犯同樣錯誤
根據全美第二大長途電話公司MCI(現為全球第二大電信商Verizon所購併)的調查:
美國人一天共召開超過1100萬個會議、一個上班族平均一個月開61.8次會,而且其中竟有超過50%的時間是被浪費掉的。這個數字相當於每週,企業或個人必須浪費掉一整個工作天在無效的會議上;若以會議成本(與會者人數x會議時間x個人時薪)計算,被浪費掉的金錢和資源龐大到難以計量。可見高效會議是多麼的重要!那如何來檢視會議是否成功?如何會議前充份準備(Plan)、會中高效率進行(Do) 以及會後有效追蹤與評估(Check、Action) ,為本課程所要探討的重點!我們完全以管理的角度出發,深入淺出的幽默方式傳遞教材內容,以及小組共創與真實案例的研討,貼近學員的實務運作,足以帶動大家對高效能會議管理的體會與有效學習!
【有效開會4步驟】
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為什麼開會?
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誰來開會?
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怎麼開會?
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如何製作會議紀錄?
【有效會議4類型】